Chez Northstar, nous sommes engagés à préserver l’intimité et la confidentialité des renseignements personnels fournis par nos clients (individuellement, le “Client” et collectivement, les “Clients”.) En tant que fournisseurs de services financiers, nous avons une obligation professionnelle d’assurer la confidence au sujet des renseignements que nous recevons dans notre rôle de fournisseurs de services financiers. Le but de cette politique de confidentialité est de vous informer des raisons pour lesquelles nous demandons ces renseignements personnels, comment nous utilisons cette information, quelles mesures de protection nous employons, et comment nous contacter lorsque vous avez des questions en matière de confidentialité.

Qu’entendons-nous par “renseignements personnels”?

Pourquoi Northstar recueille des renseignements personnels

Northstar recueille et se sert de renseignements personnels pour les raisons suivantes:

Pouvoir offrir aux clients, un service de courtier en crédits hypothécaires ainsi que des produits et services qui conviennent le mieux à leurs besoins, y compris établir et/ou renouveler des emprunt(s)/prêt(s) hypothécaire(s), tout en renseignant le client sur l’assurance créances collective et autres produits offerts ou approuvés par Northstar ou ses filiales qui peuvent intéresser le client;

Vérifier la capacité financière du client auprès du Bureau de crédit et des agents de renseignements personnels qui ont de l’information au sujet de la situation financière d’un client.  Conseiller les clients sur les options de financement, aussi bien que sur les récents développements du marché hypothécaire ainsi que du secteur industriel;

Vérifier la prestation des services rendus à nos clients; être en conformité avec toutes les lois municipales, provinciales, fédérales et règlements en vigueur; ainsi que toutes autres raisons spécifiques, lesquelles sont transmises au client par un membre de Northstar avant de procéder à la cueillette de tels renseignements personnels. Sauf lorsque la loi le permet autrement, nous utiliserons les renseignements personnels du client seulement pour les raisons indiquées au client.  Lorsque les renseignements personnels doivent être utilisés pour des raisons autres que celles identifiées, nous prendrons tous les moyens raisonnables afin de s’assurer que les nouvelles raisons soient identifiées au préalable.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels?

Le client lui-même est notre principale source de renseignement. Avec le consentement du client, nous pouvons également obtenir des renseignements directement des tiers afin de nous aider à déterminer votre admissibilité à divers produits et services financiers. Au sujet du crédit, par exemple, il est essentiel pour nous de connaître votre valeur financière ainsi que vos antécédents de crédit. Nous contacterons aussi d’autres prêteurs, institutions financières, bureaux de crédit et employeurs. Il est donc important d’avoir votre consentement car sinon, nous ne pourrons pas mener les enquêtes nécessaires et il pourrait nous être difficile de vous offrir les produits financiers que vous demandez. Dans la plupart des cas, vous donnez votre consentement sur les formulaires utilisés pour des produits spécifiques ou, de temps à autres, sur un formulaire séparé. Vous remarquerez que ce consentement est clair et sans équivoque.

Consentement

Lorsque vous fournissez des renseignements personnels à Northstar, cela signifie que vous êtes d’accord et consentez que Northstar puisse recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels en confirmité avec cette politique de confidentialité. Northstar ne recueillera pas, n’utilisera pas ou ne divulguera pas les renseignements personnels d’un client sans le consentement du client, sauf dans certaines circonstances extraordinaires. De telles circonstances extraordinaires devront inclure sans restriction, des raisons légales, médicales ou de sécurité qui rendent cela impossible ou peu pratique d’obtenir le consentement ou lorsque c’est dans le meilleur intérêt du client.
La façon la plus courante que nous utilisons, pour obtenir le consentement d’un client, est avec son consentement tel qu’indiqué sur la demande. Lorsque c’est possible, nous pouvons également obtenir le consentement d’un client par communication orale ou sur un autre document écrit.
Nos clients peuvent retirer leur consentement en nous avisant par écrit en tout temps, sujet à des restrictions légales ou contractuelles et avis raisonnable. Le refus d’un client de donner son consentement, ou le retrait ultérieur de ce consentement peut avoir une incidence sur la capacité qu’a Northstar de procurer des services hypothécaires au client. Un membre de Northstar informera le client quant aux implications d’un tel retrait. Pour retirer son consentement, un client doit communiquer par écrit avec l’agent en chef de la protection de la vie privée à l’adresse suivante:

Les Courtiers Northstar
6000 Côte Des Neiges, Suite 370
Montréal, QC
H3S1Z8
a/s: Agent en chef de la protection de la vie privée

Utilisation et divulgation de renseignements personnels

Nous utiliserons les renseignements personnels d’un client pour procurer des conseils et des services financiers à ce client, pour administrer notre base de données, pour faire participer les clients dans des activités de marketing directes et pour les autres raisons décrites ci-haut sous la rubrique “Pourquoi Northstar recueille des renseignements personnels". Dans certaines circonstances, Northstar divulguera les renseignements personnels d’un client à des tiers. Expressément, les renseignements personnels peuvent être utilisés, échangés et divulgués par ou avec les membres de Northstar, les témoins dans une action en contentieux, les experts engagés au nom du client, les détectives privés, les agents engagés au nom d’un client, les agences d’évaluation du crédit, les bureaux de crédit, ainsi que tout autre tiers tel que cela est nécessaire afin de faciliter les choses pour lesquelles le client a retenu nos services et fourni son consentement.

Dans certaines circonstances Northstar peut divulguer des renseignements personnels lorsque:

requis ou autorisé par la loi pour ce faire, par exemple si un tribunal émet une citation à comparaître; un client a consenti à la divulgation; lorsque les services hypothécaires de Northstar sont fournis à un client qui nous demande de donner les renseignements personnels au sujet d’un client à des tiers (par exemple, à un prêteur lors d’une transaction hypothécaire avec une agence immobilière) le consentement du client sera sous-entendu, à moins que le client nous indique le contraire; lorsqu’on doit tirer l’information d’un bureau de crédit afin de traiter une transaction immobilière; si Northstar engage un tiers pour procurer des services ou soutien administratifs (tel que des services de sauvegarde informatique, déchiqueter ou  mettre des dossiers aux archives) et le tiers est lié par notre politique de confidentialité; protéger les intérêts de Northstar, protéger l’intérêt public tel que la dénonciation d’activité criminelle comme la fraude ou le blanchiment d’argent. Dans de tels cas, les autorités seront contactées  et les renseignements personnels peuvent être divulgués; si nous retenons les services d’une avocat pour nous représenter pour toute raison quelconque; ou si l’information est déjà connue du public. De plus, si vous êtes un client de la Colombie Britanique, vos renseignements personnels seront remis à votre agent Northstar (et une copie sera conservée par Northstar conformément avec cette politique de confidentialité) dans l’éventualité de son départ de Northstar, afin de rencontrer vos besoins financiers courants. Si vous avez des questions, ou pour retirer votre consentement, veuillez contacter l’agent de la protection de la vie privée de Northstar.

Limites sur la cueillette et la rétention des renseignements personnels

Northstar limite la cueillette des renseignements personnels d’un client au stricte nécessaire pour les fins identifiées dans cette politique de confidentialité bien que celle-ci peut être modifiée de temps à autres, ou pour toute autre raison identifiée auprès du client avant la cueillette de renseignements personnels. Également, les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou divulgués pour des raisons autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis au départ, sauf avec le consentement du client ou autrement permis par la loi.

Northstar conservera les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire afin de répondre aux besoins pour lesquels ils ont été recueillis et satisfaire nos exigences professionnelles tel que formulé par notre corps dirigeant de règlementation et/ou toute autre obligation légale, statutaire ou autre, de temps à autres.

Exactitude

Northstar s’efforce d’assurer que les renseignements personnels d’un client soient aussi exacts, complets, et à-date que c’est nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Sauvegardes

Northstar s’efforce de maintenir des sauvegardes adéquates afin de protéger les renseignements personnels d’un client contre la perte, le vol, l’accès non autorisée, la divulgation, la reproduction ou la modification. Northstar utilise diverses méthodes pour sauvegarder les renseignements personnels, y compris la sécurité physique, la sécurité informatique et électronique, la destruction des renseignements qui ne sont plus nécessaires, et la prévention contractuelle avec des tiers qui s’occupent du traitement des données.

Protection

Les listes de clients ne sont jamais transmises à des tiers autres que des membres affiliés de Northstar. Lorsqu’ils sont embauchés, nos employés et nos agents doivent s’engager à respecter la nature confidentielle des renseignements personnels des clients. Seulement les employés qui doivent consulter votre dossier dans le cadre de leurs fonctions ont accès à ces renseignements.

Responsabilité et transparence

Northstar est responsable des renseignements personnels dont elle a le contrôle et a nommé un agent en chef de la protection de la vie privée pour superviser nos efforts de se conformer dans tous les aspects matériaux à la législation appropriée et aux termes de cette politique de confidentialité. L’agent en chef de la protection de la vie privée et ceux désignés par celui-ci (celle-ci) adressent et étudient les questions ou préoccupations concernant les renseignements personnels d’un client.

De temps à autres, Northstar réexaminera ses pratiques en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et la présente politique de confidentialité. Si nous devons apporter des modifications, un avis à cet effet sera affiché sur le site Web de Northstar. Toutes les mises à jour et changements à cette politique de confidentialité se trouvent sur notre site Web à l’adresse www.unitednorthstar.com

Site Internet de Northstar

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites, qui ne sont pas régis par cette politique de confidentialité. Sur notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller les modèles de trafic, l’utilisation du site et l’information connexe du site afin d’optimiser notre service Web. Nous pouvons fournir des données dans l’ensemble à des tiers, mais ces statistiques ne comprennent aucun renseignement personnel identifiable.

Communication avec Northstar

Nous reconnaissons que nous devons trouver un juste milieu entre l’avantage de l’accès rapide aux conseils et les besoins de sécurité. Nous utilisons diverses façons de communiquer avec nos clients, dont certaines sont plus commodes comme le courrier électronique. Nos courriels sont cryptés avec un chiffrement de 128 bits selon la norme industrielle. Cependant, un tel chiffrement ne garantit pas la confidentialité et la sécurité puisque les messages cryptés peuvent être interceptés et traduits. Si vous souhaitez que nous ne communiquions pas par courriel avec vous, parlez-en au conseiller/courtier/agent qui s’occupe de votre dossier pour trouver une solution de rechange.

Questions

Si vous avez des questions ou commentaires quant à la gestion de vos renseignements personnels, communiquez avec: